المقدمة

حرصاً على أن يكون العمل وفق آلية سليمة ومنهجية واضحة، تم اصدار هذا الدليل الذي يختص بالسياسات المنظمة لأعمال التدريب في مؤسسة إكرام الموتى الأهلية، بغية التأكيد على سلامة كافة الإجراءات المتعلقة بها، وأن تكون الإدارة قادرة على تنفيذ المهام المسؤولة عنها بالطرق السليمة، بعيداً عن الاجتهادات الشخصية أو القياسات الخاطئة، والتي قد تفضي الى القيام بإجراءات غير دقيقة.

يهدف الدليل إلى إيضاح السياسية التي تنظم كافة الجوانب المتعلقة بالتدريب، وكذلك توفري اطارٍ واضحٍ لتنسيق إجراءات التدريب الخارجي، إضافة إلى حماية مصالح المؤسسة امن خلال قواعد واضحة يتم اتباعها والالتزام بها عند تنفيذ تلك الإجراءات.

إن السعي لتحقيق مفهوم الجودة الشاملة، يتطلب تجويد كافة المخرجات، ولذلك كان للعناية بالإجراءات ومراجعة ضوابطها الاهتمام الكبري، لتكون الممارسات المتبعة، محققة أفضل المعايير في انجاز العمل، الذي ينعكس أثره بشكل إيجابي على جودة العمل والارتقاء به وتطويره.

وتسعى مؤسسة إكرام الموتى الأهلية من خلال هذه السياسة، الى أن تكون مرجعاً فيما يختص بمجال التدريب بقطاع إكرام الموتى، وعاملا مساعداً يسهم في تعزيز أداء التدريب وتحقيق أهدافه بكفاءة.

الغرض من السياسة:

تحديد المبادئ التي تتبعها مؤسسة إكرام الموتى الأهلية في تقديم خدمات التدريب والتأهيل للعاملين في إكرام الموتى من أجل ضمان سير الإجراءات للارتقاء بأدائهم الوظيفي وقدراتهم المهارية وتمكين الجهات وتحقيق أفضل النتائج في اعمال القطاع.

مجال التطبيق:

• الموظفين في الجمعيات إكرام الموتى.
• المتطوعين في إكرام الموتى.

التعريفات:

أهداف التدريب:

• تطوير اعمال القطاع وتوفير المعرفة والتدريب عليه.
• رفع الجودة في الأداء وكفاءة العاملين في قطاع إكرام الموتى وتنمية قدراتهم.
• اعداد حقائب تدريبية متخصصة لمكرمي الموتى في القطاع.
• تحقيق التعاون مع الجهات في القطاع.

سياسات عامة:

• تلتزم المؤسسة بتدريب العاملين في قطاع إكرام الموتى وفق ماورد في دليل تشغيل مغاسل الموتى المعد والمعتمد من وزارة الشؤون البلدية والقروية والإسكان.
• يجب على الإدارة العامة لتطوير القطاع اعتماد نموذج اتفاقية موحدة لتنفيذ الدورات والبرامج التأهيلية في التدريب الخارجي.
• يجب على إدارة التدريب أن تضع خطة سنوية للتدريب والتأهيل في ضوء الاحتياج المرصود أو المرفوع من الجمعيات في القطاع.

تحليل احتياجات التدريب:

يتم تحديد وتحليل احتياجات التدريب السنوية للعاملين في القطاع من خلال الأهداف الاستراتيجية للمؤسسة أولاَ ومن ثم من خلال مصادر متعددة تشمل:

• التغذية الراجعة من تقرير التدريب للعام السابق.
• عدد العاملين في إكرام الموتى غير الحاصلين على دورات أو برامج تأهيلية.
• توصيات الجمعيات المنفذة للتدريب والبرامج التأهيلية.
• أراء العاملين في القطاع من خلال استبانات الرضا في الدورات السابقة لتطوير المواد العلمية.
• احتياجات الاعمال والخدمات المقدمة في إكرام الموتى المتغيرة والمتطورة.

إعداد خطة التدريب:

• تقوم إدارة التدريب في بداية السنة الميلادية من كل عام وفي ضوء نتائج دراسة وتحديد الاحتياجات التدريبية للعاملين في القطاع بإعداد خطة التدريب.
• تقوم إدارة التدريب بتحديث المواد التدريبية بداية كل عام ميلادي حسب الاحتياجات التدريبية.
• تتولى إدارة التدريب في الإدارة العامة لتطوير القطاع مسؤولية تنفيذ خطة التدريب والتطوير السنوية بعد اعتماد المبالغ المخصصة لها في الميزانية السنوية.

تنفيذ خطة التدريب:

أ- التدريب الداخلي:

تلتزم إدارة التدريب ممثلة بالموظفين فيها حسب الهيكل المعتمد بتنفيذ التدريب للعاملين في القطاع من خلال التواصل مع المدرب وتحديد موقع التدريب المعتمد للتنسيق لعقد الدورة التدريبية المخطط لها والقيام بما يلي:

• توقيع عقد مع المدرب.
• اعداد رابط تسجيل.
• التنسيق مع القسم الإعلامي للتسويق والنشر.
• الاعلان عن البرامج التأهيلي وحصر المسجلين.
• إبلاغ المرشحين لحضور الدورة التدريبية قبل أسبوع على الأقل، والتأكيد على الحضور قبل يومين من بدء الدورة التدريبية وذلك بطرق التواصل المعتمدة.
• تجهيز مكان التدريب والتأكد من توفر الاحتياجات التقنية والإدارية والضيافة بالتنسيق مع الشؤون الادارية وذلك قبل بدء التدريب بيومين على الأقل.
• تجهيز المادة العلمية والحقيبة التدريبية.
• الحضور يوم التدريب قبل بدء التدريب بساعة كحد أدنى والتأكد من جاهزية المكان.
• حضور كافة الأيام التدريبية.
• توفير كشف توقيع الحضور أو رابط التحضير الالكتروني لكامل الأيام التدريبية.
• طباعة شهادات حضور للمتدربين
• عند انتهاء التدريب توزع استبانة تقييم البرنامج الى المتدرب ين في البرنامج التدريبي والمدرب.
• تمنح شهادة الدورة أو البرنامج للمستفيد الذي حضر 85% من مدة الدورة أو البرنامج..
• تسليم المتدرب ين شهادات حضور الدورة التدريبية خلال أسبوع من انتهاء البرنامج.
• تقدم شهادة شكر للمدرب.
• رفع تقرير عن البرنامج التدريبي من إدارة التدريب الى الإدارة العامة لخدمات القطاع خلال أسبوع من انتهاء البرنامج التدريبي لمعرفة الملاحظات والأخذ بها في البرامج القادمة.

ب- التدريب الخارجي:

تلتزم إدارة التدريب ممثلة بالموظفين فيها حسب الهيكل المعتمد بتنفيذ التدريب للعاملين في القطاع من خلال بالتواصل مع الجهة وتوقيع اتفاقية ومن ثم تحديد نوع التدريب المعتمد والتنسيق لعقد الدورة التدريبية والقيام بما يلي:

• تقوم إدارة التدريب بداية كل سنة ميلادية بتحديث معايير التدريب الخاصة بالتدريب الخارجي.
• تتولى إدارة التدريب مسؤولية تحديد الاحتياج التدريبي ومقدار الدعم المالي للجهة الخارجية.
• اعتماد عقد موحد للتدريب الخارجي مع الجهات الشريكة موضح فيه التزامات كل طرف.
• اعتماد مقدار الدعم المالي للبرنامج التدريبي المقدم للجهات الشريكة التي تنفذ البرنامج.
• تقوم إدارة التدريب بالموافقة على الجهات الراغبة في التدريب وفق المعايير المعتمدة لكل عام.
• تتولى إدارة التدريب مسؤولية استلام التقارير التدريبية للدورات المقامة.
• تتولى إدارة التدريب اصدار الشهادات التدريبية للجهات الشريكة.

معايير التدريب الخارجي:

• تغطي الجهة الشريكة مساحة جغرافية كبيرة في المنطقة.
• توجد إدارة أو قسم تدريب في الجهة.
• عدد الراغبين في التدريب لدى الجهة 20 كحد أدنى لكل دورة تنفذ.
• ينفذ التدريب مع الجهة 2مرات في العام كحد أقصى لتحقيق التعاون مع عدة جهات.
• توفر مقر تدريب مهيأ ومجهز للنساء والرجال يتم اعتماده من قبل إدارة التدريب في مؤسسة إكرام وفق الاشتراطات التالية:
• قاعة تدريبية مجهزة ومخصصة للتدريب (توزع الطاولات بشكل ورش عمل).
• لا تقل الطاقة الاستيعابية للقاعة عن 25 مقعد.
• توفر الخدمات التقنية في القاعة التدريبية.
• توفر ركن الضيافة والقهوة.

شروط التنفيذ للتدريب الخارجي:

• توقيع اتفاقية التدريب مع مؤسسة إكرام الموتى قبل الدورة بشهر كحد أدنى.
• الحصول على موافقة مؤسسة إكرام على تنفيذ الدورة.
• أن يكون للدورة والبرنامج التدريبي المنفذ بالمادة العلمية المعتمدة في حقائب إكرام.
• تزويد مؤسسة إكرام الموتى الأهلية قبل الدورة بشهر باسم والسيرة الذاتية للمدرب ومقر التدريب.
• تقديم تقرير مفصل عن البرنامج التدريبي.
• تمنح شهادة الدورة أو البرنامج للمستفيد الذي حضر 85% من مدة الدورة أو البرنامج.

يعد التدريب الخارجي ناجحاً إذا اتم المعايير التالية:

• تغطي الجهة الشريكة مساحة جغرافية كبيرة في المنطقة.
• وجود إدارة أو قسم تدريب في الجهة.
• حقق عدد الحضور في التدريب لدى الجهة المستهدف ولم ينقص عن 20 متدرب.
• مقر تدريب مهيأ ومجهز للنساء والرجال.
• توفير المتطلبات والتجهيزات (قرطاسية، أدوات تدريب، دمية..)
• نسبة الرضا للبرنامج لا تقل عن 95%.
• ارسال التقارير المطلوبة وعدم تجاوز المدة المقررة في الاتفاقية.

الإلغاء والتأجيل:

يحق للمؤسسة الغاء البرامج التدريبية او تأجيلها حسب ما تقتضيه المصلحة قبل الموعد المقرر للتنفيذ بأسبوع كحد أدنى.

يحق للجهات في التدريب الخارجي حسب ما تقتضيه المصلحة الإلغاء أو التأجيل ويرسل اشعار بالمبررات للمؤسسة قبل التنفيذ بأسبوع كحد أدنى.

الإخلال بالسياسة والمخالفات:

تخضع جميع اعمال لمؤسسة إكرام الموتى الأهلية للأنظمة والقوانين المعمول بها في المملكة العربية السعودية وفي حال وجود خلاف وعدم الوصول إلى تسوية ودية يتم الفصل بالنظام في الجهات الحكومية المختصة.